Piranti Lunak Sosial untuk Korporasi di Era Enterprise 2.0

 
Ilustrasi (tibbr)
Jakarta - Penggunaan jejaring sosial yang kian intens oleh para individual saat ini sudah memasuki babak baru. Perlahan namun pasti, roda implementasi mulai bergerak ke arah korporasi.

Dengan semakin umumnya pemanfaatan salah satu media digital teranyar ini, rasa keingintahuan tergelitik untuk menelusuri sudah sejauh mana pergerakannya di 'ranah enterprise' dari sudut pandang piranti lunak yang digunakan.

Enterprise social software (ESS). Begitulah istilah yang diberikan pada perangkat lunak sosial untuk korporasi terlepas berapapun besarnya skala perusahaan pengguna. Kolaborasi, berbagi informasi dan integrasi dengan aplikasi lain merupakan fitur kunci yang mutlak harus ada dan diunggulkan oleh piranti lunak jenis ini.

Diakomodasi dalam jaringan internet maupun ekstranet, ESS merupakan komponen utama dalam Enterprise 2.0. Jika dijabarkan lebih detil, pengguna akan dapat membuat serta mengelola konten dalam berbagai model (post, blog, wiki), melakukan pencarian pengguna lain maupun konten dalam ESS, memberikan tautan, mengelompokkan pengguna serta konten sejenis, tagging, merekomendasikan pengguna sampai dengan impor dan ekspor feed dari dan ke aplikasi yang ada.

Semakin tingginya kompleksitas bisnis perusahaan dan tingginya tingkat kompetisi di dunia industri merupakan faktor pendorong kian maraknya pendayagunaan ESS.

Pentingnya memberikan perhatian lebih dan sentuhan personal, mengarahkan dan memonitor percakapan sehingga tercipta impresi positif serta adanya ceruk baru untuk meningkatkan volume penjualan merupakan manfaat media sosial yang sudah disadari oleh banyak kalangan.

Biro iklan mengelola puluhan atau bahkan ratusan merek dari beberapa klien, perusahan prinsipal menangani beberapa merk dimana masing-masing memiliki program serta menggunakan media promosi berbeda-beda bisa memberikan ilustrasi atas kerumitan pengelolaan yang dimaksud. Apabila kerumitan ini belum terurai, maka optimalisasi potensi media akan jauh dari api.

Jive Software, Communispace, NewsGator, SocialText, Yammer dan Telligent merupakan beberapa piranti populer yang didesain khusus sebagai ESS.

Sementara itu, sebenarnya semua layanan, platform maupun piranti lunak sosial bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan: blog, forum, wiki, social bookmarking, collaborative planning, RSS, jejaring sosial, mashups, social search, social profile, file sharing, Content Management System (CMS) dan juga instant messaging.

Contoh di Lapangan

Shell, salah satu perusahaan terpopuler di jagat jejaring sosial selain 7Eleven, DHL dan CapGemini, menggunakan pendekatan yang kurang lazim. Sebagaimana diketahui bersama dunia bisnis menyukai sesuatu yang terstruktur, yang dapat memberikan 'kenyamanan' bagi para pelakunya.

Biasa diplot untuk informasi yang tidak terstruktur, Wiki digunakan oleh perusahaan minyak asal Belanda itu untuk menyediakan dokumentasi resmi mereka -- yang tadinya berbasis hard copy -- bagi publik sekaligus memberi ruang kepada siapapun untuk berkontribusi atas konten yang disajikan.

Manajemen puncak menyatakan puas dengan inisiatif ini karena sekat tradisional (yang sebenarnya tidaklah diperlukan) di dalam organisasi menjadi nyaris hilang, adanya peningkatan interaksi dengan pelanggan serta memudahkan koordinasi dengan pihak partner baik itu distributor, supplier maupun vendor.

British Telecom menjadi salah satu perusahaan terdepan di Eropa dalam mengadopsi konsep Enterprise 2.0. Basis data dengan pendekatan Wiki (BTpedia), media blog terpusat, podcasting, piranti lunak kolaborasi untuk keperluan proyek merupakan perangkat ESS yang digunakan sangat intensif dan berhasil meningkatkan kinerja perusahaan tersebut.

Bisa disimpulkan bahwa korporasi mulai mengadopsi informasi jenis ini (unstructured information) dan mengakomodasikannya ke dalam kebijakan perusahaan untuk menghasilkan komunikasi yang tepat dan efektif bagi audiensnya.

Khusus bagi Yammer, merupakan piranti lunak ESS pertama, menawarkan tampilan yang user friendly, didesain agar kolaborasi, berbagi file, bertukar informasi dan pengetahuan menjadi lebih mudah dan dapat digunakan oleh siapa saja, kapan saja dan dimana saja.

Menariknya, tersedia fitur bagi para karyawan untuk mengapresiasi kinerja karyawan lainnya (social reward). Perolehan, pencapaian dan 'lencana' akan terlihat pada profil masing-masing pekerja.

Integrasinya dengan protokol LDAP membuat pengelolaan pengguna menjadi sangat praktis. Dengan pengelompokkan sistematis, percakapan dan konten antara dan antar para pekerja, pelanggan, pemasok dan mitra lebih mudah diakses, dikelola namun tetap terjaga kerahasiannya.

Dukungan vendor besar membuat aktivitas implementasi dan proses integrasi piranti ini menjadi lebih sederhana serta menghasilkansinergi strategis dengan Microsoft SharePoint, Salesforce dan SAP.

Walaupun ESS sudah lahir enam tahun silam namun laporan terbaru Forrester Research mengungkapkan informasi mengejutkan. Bahwa hanya 12 persen pekerja memanfaatkannya dan 8 persen di antaranya hanya mengaksesnya seminggu sekali.

Masih dalam survei yang sama, dalam 4 tahun ke depan diperkirakan anggaran perusahaan untuk piranti lunak ini akan mencapai USD 4,6 miliar, jauh meningkat jika dibandingkan tahun lalu yang hanya berkisar USD 716 juta.

Kekhawatiran akan tingkat keamanan, asas kepatuhan dan Return-on-Investment (ROI), Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) serta usaha tambahan atas implementasi dan integrasi dengan perangkat lunak yang sudah ada merupakan beberapa faktor pengganjal serta berpotensi besar membuat tingkat adopsi ESS melambat.

Jenis hosting single-tenant private cloud dengan dedicated server dan customizable services, paket kolaborasi terpadu dan fitur pengelolaan file serta manajemen proyek dimana semuanya bisa diakses melalui lebih banyak platform merupakan arsitektur ESS saat ini.

Dengan banyaknya fitur, manfaat dan meluasnya dukungan dari berbagai pihak seperti diuraikan pada beberapa paragraf di atas disertai dengan meningkatnya 'kerinduan' akan hadirnya integrated social software maka peluang, kesempatan dan implementasi pada ranah ini masih terbentang sangat luas, dimana tingkat pertumbuhannya akan terus meningkat secara signifikan.